e-Fatura mükellefi olan birçok işletme, kendisine gelen bazı faturaların Paraşüt’teki gelen e-Fatura ekranında görünmediğini fark eder. Özellikle satıcı faturayı e-posta ile gönderdiğinde, belge görünümünün de e-Fatura’ya benzemesi kafa karıştırabilir.
Aslında burada çoğu zaman teknik bir hata yoktur. Belgenin türü e-Arşiv Fatura ise, bu fatura Paraşüt’teki gelen e-Fatura kutusuna otomatik düşmeyebilir. Çünkü e-Fatura ve e-Arşiv aynı belge türü değildir.
e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen elektronik faturadır. Alıcı da satıcı da e-Fatura mükellefiyse, düzenlenmesi gereken belge e-Fatura’dır.
e-Arşiv Fatura ise genellikle e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Alıcı şahıs olabilir, son tüketici olabilir ya da vergi mükellefi olduğu halde e-Fatura sistemine kayıtlı olmayabilir.
Bu yüzden bir belgenin GİB logosu taşıması, elektronik görünmesi veya karekod içermesi onun mutlaka e-Fatura olduğu anlamına gelmez. Belgenin üst kısmında yazan ifade önemlidir: “e-Fatura” mı, “e-Arşiv Fatura” mı?
Bir işletme e-Fatura mükellefi olsa bile, ona gelen her belge e-Fatura olmak zorunda değildir. Burada satıcının durumu belirleyicidir.
Eğer faturayı kesen taraf e-Fatura mükellefi değilse, size e-Fatura gönderemez. Bu durumda GİB e-Arşiv Portalı üzerinden e-Arşiv Fatura düzenleyip size e-posta ile gönderebilir.
Bu durum, satıcının e-Fatura mükellefi olduğu anlamına gelmez. Sadece kağıt fatura yerine GİB sistemi üzerinden e-Arşiv Fatura düzenlediği anlamına gelir.
Evet. e-Fatura mükellefi olmayan birçok vergi mükellefi, GİB’in e-Arşiv Portalı üzerinden e-Arşiv Fatura düzenleyebilir.
Özellikle son yıllarda belge düzeninde elektronikleşme arttığı için, e-Fatura sistemine dahil olmayan işletmeler de bazı durumlarda kağıt fatura yerine GİB Portal üzerinden e-Arşiv Fatura oluşturur.
Bu yüzden bir müşteriden veya tedarikçiden “GİB’den kesilmiş e-Arşiv Fatura” gelmesi normaldir. Bu belge e-posta, PDF veya bağlantı şeklinde paylaşılabilir.
Paraşüt’teki “Gelen e-Faturalar” bölümü, e-Fatura sistemi üzerinden size gelen e-Faturaları gösterir. e-Arşiv Fatura ise aynı gelen kutusu mantığıyla çalışmaz.
e-Arşiv Fatura çoğu zaman satıcı tarafından e-posta ile gönderilir. PDF veya XML dosyası size ayrıca paylaşılır. Bu nedenle Paraşüt’te gelen e-Fatura ekranına otomatik düşmemesi normaldir.
Kısaca:
e-Fatura, sistem üzerinden gelir.
e-Arşiv Fatura, çoğu zaman mail veya belge bağlantısı ile gelir.
Bu yüzden size gelen belge “e-Arşiv Fatura” ise, onu Paraşüt’te manuel gider kaydıyla işlemek veya belge dosyasını muhasebe kaydına eklemek gerekebilir.
Burada dikkat edilmesi gereken önemli nokta şudur:
Satıcı da e-Fatura mükellefiyse ve alıcı da e-Fatura mükellefiyse, düzenlenmesi gereken belge e-Fatura’dır. Böyle bir durumda e-Arşiv Fatura kesilmesi doğru belge türü olmayabilir.
Ancak satıcı e-Fatura mükellefi değilse, alıcı e-Fatura mükellefi olsa bile satıcı e-Fatura gönderemez. Bu durumda e-Arşiv Fatura düzenlemesi normaldir.
Yani size e-Arşiv Fatura geldiyse ilk kontrol etmeniz gereken şey, faturayı kesen tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığıdır.
Size gelen bir faturanın doğru belge türü olup olmadığını anlamak için birkaç noktaya bakabilirsiniz.
Belgenin üst kısmında “e-Fatura” mı yoksa “e-Arşiv Fatura” mı yazdığı kontrol edilmelidir. Ardından alıcı bilgilerinde şirket unvanı, vergi numarası ve vergi dairesi doğru mu bakılmalıdır.
Satıcı firmanın e-Fatura mükellefi olup olmadığı da GİB veya kullandığınız muhasebe programı üzerinden kontrol edilebilir.
Eğer satıcı e-Fatura mükellefi değilse ve size e-Arşiv Fatura gönderdiyse, bu genellikle normaldir. Fakat satıcı da e-Fatura mükellefiyse ve siz de e-Fatura mükellefiyseniz, e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenmesi gerekebilir.
Kağıt fatura tamamen ortadan kalkmış değildir, ancak kullanım alanı daralmıştır. Bazı mükellef grupları için geçiş süreleri ve tutar sınırları bulunabilir.
Bu nedenle özellikle 2026 itibarıyla gelen kağıt faturaların durumu satıcının mükellefiyet türüne, defter tutma şekline ve fatura tutarına göre değerlendirilmelidir.
Emin olunmayan durumlarda belgeyi muhasebeye işlemeden önce mali müşavire danışmak daha sağlıklı olur.
e-Arşiv Fatura’nın Paraşüt’te gelen e-Fatura ekranına düşmemesi çoğu zaman normaldir. Çünkü e-Arşiv, e-Fatura gelen kutusu mantığıyla çalışmaz.
Size e-Arşiv Fatura geldiyse bu, faturayı kesen tarafın e-Fatura mükellefi olmadığı anlamına gelebilir. Fakat kesin karar için satıcının e-Fatura mükellefiyeti kontrol edilmelidir.
İki taraf da e-Fatura mükellefiyse doğru belge türü e-Fatura’dır. Satıcı e-Fatura mükellefi değilse, GİB e-Arşiv Portalı üzerinden e-Arşiv Fatura düzenleyip size mail ile göndermesi normaldir.
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Vergisel işlemlerinizde mali müşavirinizden destek almanız önerilir.
